Die Müller Unternehmensgruppe setzt auf Transparenz und Gesetzestreue in allen Geschäftsprozessen. Wir sind überzeugt, dass Integrität und rechtmäßiges Handeln die Grundlage für langfristige Partnerschaften und nachhaltigen Erfolg bilden. Daher möchten wir Sie über die Einführung der Elektronischen Rechnungspflicht informieren. Diese Maßnahme dient der Effizienzsteigerung und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ermöglicht eine schnellere und sicherere Abwicklung Ihrer Rechnungen. 

Richtlinie E-Invoicing 

Gesetzliche Neuerung

Zum 01.01.2025 wurden in Deutschland wichtige Neuerungen im Bereich des E-Invoicing (elektronische Rechnungsstellung) eingeführt. Die wesentlichen Änderungen betreffen vor allem den Einsatz elektronischer Rechnungen und die Einhaltung der CEN-Norm EN 16931 zwischen Unternehmen. Seit dem 01.01.2025 gilt die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Geschäfte (Business-to-Business), d.h. Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen, als verpflichtend. Hierbei muss grds. das strukturierte elektronische Format gem. der CEN-Norm EN 16931 eingehalten werden. Bis zum 31.12.2026 gilt allerdings eine Übergangsfrist mit Erleichterungen, die es erlaubt, auch weiterhin Rechnungen in Papierform bzw. digital in einem nicht strukturierten Format (z. B. PDF per E-Mail) zu senden. Daher akzeptieren wir bis zum 31.12.2026 selbstverständlich weiterhin elektronische Rechnungen, die nicht in einem strukturierten Format gem. der CEN-Norm EN 16931 ausgestellt sind. 

Soweit der Gesamtumsatz eines Unternehmens im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, verlängert sich die Übergangsfrist über den 31.12.2026 hinaus bis zum 31.12.2027. In dieses Fällen akzeptieren wir Ihre Rechnungen bis zum 31.12.2027 in einem nicht strukturierten elektronischen Format. Bitte überprüfen Sie Ihre Umsatzgrenze eigenständig. Ab dem 01.01.2028 akzeptieren wir lediglich noch elektronische Rechnungen im strukturierten Format gemäß der o. g. CEN-Norm. 

Zudem weisen wir auf besondere Ausnahmen von der elektronischen Rechnungsstellung hin (z. B. Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze, Fahrausweise und Rechnungen von sog. Kleinunternehmern). 

Die technischen Vorgaben dieser Richtlinie sind insbesondere Anforderungen der Müller-Gruppe und keine zusätzlichen gesetzlichen Formvorschriften. 

Bitte beachten Sie auch die u. g. besonderen Hinweise zum EDI-Verfahren. 

 

Genehmigung EDI-Versand

Sofern Sie Ihre Rechnungen bislang über eine EDI-Schnittstelle an uns versenden (EDI-Verfahren nach Art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98), akzeptieren wir dieses Verfahren in unveränderter Weise noch bis zum 31.12.2027. Ab dem 01.01.2028 kann das Verfahren unter der Bedingung weiter angewandt werden, dass die Rechnungsangaben in ein CEN-Norm-konformes Format extrahiert werden können bzw. mit dieser kompatibel sind. 

Neue strukturierte Formate 

Elektronische Rechnungen müssen vorbehaltlich der genannten Übergangsfristen seit dem 01.01.2025 in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gem. der CEN-Norm EN 16931 übermittelt werden. In Deutschland sind hierfür u. a. die Formate ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), der XStandard und EANCOM (EDI) zugelassen, sofern die Angaben gem. UStG in ein CEN-Norm-konformes Format extrahiert werden können bzw. mit dieser kompatibel sind. 

Maßgebend sind stets die Angaben im strukturierten Datenteil (auch bei hybriden Rechnungen). Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben sind daher vollumfänglich in dem dafür vorgesehenen strukturierten Teil abzubilden. Ergänzende Anlagen dürfen die erforderlichen strukturierten Angaben nicht ersetzen. 

Die drei zugelassenen Formate im Überblick (keine abschließende Liste aller gesetzlich möglichen Formate): 

 

Übermittlungsadressen

Folgende Übermittlungswege stehen Ihnen für den elektronischen Rechnungsversand an die Müller-Gruppe zur Verfügung. Diese Übermittlungswege gelten sowohl für die bisherigen als auch für die neuen elektronischen Formate:

Zusätzlich stehen ab dem 01.01.2027 die Netzwerkadressen für Peppol und TRAFFIQX zur Verfügung. Die bisherigen E-Mail-Adressen bleiben unverändert.

Bitte verwenden Sie die zur jeweiligen Rechnungsart gehörende ID.

Inhaltliche Anforderung an eingehende Warenrechnungen

Folgende Rechnungsinhalte werden neben den gesetzlichen Vorgaben des § 14 Abs. 4 UStG in Ihren Rechnungen an die Müller-Gruppe erwartet, auch sofern Sie die Rechnung zukünftig elektronisch nach dem neuen strukturierten XML-Format ausstellen sollten:

Zudem ist für jede Bestellung bzw. jeden Lieferschein eine separate Rechnung zu erstellen, d.h. mehrere Bestellungen dürfen nicht in einer Rechnung zusammen abgerechnet werden. Sollten Sie den oben genannten Anforderungen an die Rechnungsstellung nicht nachkommen, kann eine zügige und reibungslose Verarbeitung Ihrer Rechnung unsererseits nicht gewährleistet werden.

Kontakt

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an kreditorenstammdaten@mueller.de.

 

Mahnungen

Bei Mahnungen wenden Sie sich bitte an mahnungen@mueller.de

 

Technische Anforderungen für den Rechnungsversand

1. Einreichung pro E-Mail:

• Pro E-Mail darf nur ein Geschäftsvorfall eingereicht werden.
• Jede E-Mail darf lediglich eine Rechnung enthalten. Soweit eine E-Rechnung gesetzlich erforderlich ist, muss diese in einem zulässigen strukturierten Format, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD, übermittelt werden. Einfache PDF-Rechnungen sind nur im Rahmen der oben beschriebenen gesetzlichen Übergangsregelungen oder Ausnahmen und mit der erforderlichen Zustimmung zulässig.
• Zusätzlich zur Rechnungsdatei darf pro E-Mail höchstens ein weiterer Anhang mitgeschickt werden, beispielsweise ein Regiebericht oder ein Leistungsnachweis. Dieser zusätzliche Anhang muss im Dateinamen ausdrücklich als „Anhang“ bezeichnet sein, beispielsweise „Anhang.pdf“. E-Mails mit mehreren Rechnungen, mit mehr als einem zusätzlichen Anhang oder mit einem nicht ausdrücklich als „Anhang“ bezeichneten zusätzlichen Dokument können nicht verarbeitet werden. Die bei ZUGFeRD eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten sind Bestandteil der Rechnungsdatei und kein zusätzlicher E-Mail-Anhang.
   

2. Dateibenennung:

• Achten Sie darauf, dass die Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten.
   

3. Erstellung der Rechnungen:

• Die folgenden Vorgaben zu Scans, Schriftbild und PDF-Eigenschaften gelten nur für zulässige sonstige PDF-Rechnungen sowie für lesbare Darstellungen und ergänzende PDF-Anlagen. Sie ersetzen nicht das gesetzlich erforderliche strukturierte Rechnungsformat.
• Erstellen Sie Rechnungen nach Möglichkeit maschinell. Scans sollten vermieden werden.
• Falls ein Scan erforderlich ist, muss das PDF eine Auflösung von mindestens 300 dpi und eine bitonale Darstellung (schwarz-weiß) aufweisen.
   

4. Schriftart und Format:

• Verwenden Sie die Schriftart Arial oder eine ähnliche gut lesbare Schrift.
• Die Schriftgröße sollte mindestens 8 Punkt betragen, und die Laufweite der Zeichen mindestens 0,6 Punkt.
   

5. Dokumenteinschränkungen:

• Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien keine Einschränkungen wie Kennwortschutz oder Zertifikatsicherheit enthalten.
   

Mit der Einhaltung dieser Vorgaben helfen Sie uns, Ihre Rechnungen schneller und effizienter zu bearbeiten. Wir danken Ihnen für Ihre Kooperation.

 

Zusammenarbeit mit unserem E-Rechnungsdienstleister

Für die elektronische Rechnungsübermittlung arbeitet die Müller Unternehmensgruppe mit dem Dienstleister b4value.net GmbH zusammen. Über das TRAFFIQX-Netzwerk ermöglicht dieser den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen.

Weiterführende Informationen zur elektronischen Rechnungsübermittlung und zum TRAFFIQX-Netzwerk finden Sie unter folgenden Links:

• b4value.net GmbH: https://www.b4value.net
• TRAFFIQX-Netzwerk: https://www.traffiqx.net/de/